Jinsi ya Kuwasiliana kwa Ufanisi na Wateja Wakati wa Likizo?

Jambo hili lililetwa kwangu baada ya mazungumzo na rafiki kuhusu uzoefu aliokuwa nao na mhasibu wake. Baada ya kupokea barua kuhusu HMRC iliyojaa makosa na kudai malipo ambayo tayari alikuwa amefanya, alitafuta usaidizi wa mhasibu wake kwa uhakikisho aliohitaji sana. Licha ya kuwa na mpangilio wa kudumu wa £125 pamoja na VAT kila mwezi na kampuni ya uhasibu, ombi lake la usaidizi, lililotumwa katikati ya Julai, lilipokelewa na jibu la kiotomatiki lililoonyesha kuwa timu ilikuwa kwenye likizo ya shule na ingejibu baada ya siku chache. Wakati huo huo, bili yake ya kawaida ilifika bila kukosa. Siku sita za kazi zilipita kabla ya kupata sasisho fupi, "tunachunguza hili," na kisha kimya. Wiki mbili baadaye, bila habari zaidi, alifika tena na kupokea ujumbe mwingine wa kiotomatiki ukisema kuwa ofisi ingefunguliwa tena Agosti 30—jumla ya wiki sita ya kungoja bila azimio. Kwa hivyo, rafiki yangu sasa yuko sokoni kwa mhasibu mpya.

Vidokezo vya Mawasiliano kwa Biashara Ukiwa Likizo

1 Onya Mapema

Ikiwa umepanga likizo yako mapema au umeamua kuondoka hivi majuzi tu, ni muhimu kuijulisha timu yako mapema iwezekanavyo. Kusubiri hadi wakati wa mwisho wa kutangaza likizo ya wiki mbili kunaweza kuweka mkazo na mzigo usiohitajika kwa wenzako, ambao watahitaji kusimamia kazi zako kwa kutokuwepo kwako. Muda wa kutayarisha wa kutosha ni muhimu kwa kila mtu anayehusika, si haba kwa wale wanaofanya kazi ya ziada ili kuhakikisha mwendelezo wa biashara.

Inashauriwa kuwaarifu wenzako angalau mwezi mmoja kabla ya kuondoka kwako, haswa ikiwa una jukumu muhimu katika shirika lako. Ili kuepuka uangalizi wowote, weka vikumbusho vya kusasisha timu yako katika wiki na siku kabla ya likizo yako, kusaidia kuhakikisha mabadiliko ya haraka na kuzuia matukio yoyote yasiyotarajiwa.

2 Kasimu Kazi na Majukumu

Hakikisha kila undani umefunikwa kwa uangalifu. Fanya maandalizi ya kina kwa hali yoyote, wajibu, au suala linaloweza kutokea. Chukua hatua ya kuchagua wenzako, uwaelekeze kutekeleza majukumu fulani, na uwekeze muda katika mafunzo yao ya kina kuhusu kazi unazowakabidhi. Ikiwa mtu anaingilia kati kwa mwingiliano wa mteja wako, wape habari zote muhimu kuhusu mahitaji na matarajio ya kipekee ya kila mteja. Iwapo mtu mwingine atasimamia mradi unaoongoza kwa muda, mpe orodha kamili ya malengo ambayo hayajakamilika.

Tengeneza mwongozo wa kina unaoelezea maeneo ya faili muhimu, anwani za miradi mbalimbali, na taratibu za kushughulikia dharura. Lengo ni kuepuka mafuriko ya maswali ya dharura ambayo yatavuruga utulivu wako wakati wa likizo. Kukubali mbinu ya tahadhari huhakikisha kuwa majukumu yako yapo mikononi mwako, hivyo basi utapata amani ya akili.

3 Tayarisha Njia za Mawasiliano Mapema

Ikiwa huwezi kuacha kuwasiliana na wateja ukiwa likizoni, hakikisha kwamba unaweza kupokea barua na hati zinazohitajika popote. Sasa kuna hata a FAX kutoka kwa iPhone: Programu ya Faksi, ambayo inaweza kuchukua nafasi ya mashine ya faksi. Faksi hii ya mtandaoni inaweza kuchakatwa, kupokea na kutumwa bila malipo kutoka kwa simu mahiri. Ikiwa una programu ya faksi na iPhone, una kila kitu unachohitaji kufanya kazi na nyaraka. Vile vile kwa mfano huu, unapaswa kuzingatia mpango wa mawasiliano na aina nyingine za mawasiliano na wateja.

4 Tengeneza Mpango wa Kurudi kwa Kazi

Kurudi ofisini baada ya kupumzika kwa muda mara nyingi kunaweza kuchosha. Kuna uwezekano mkubwa wa kukaribishwa na msururu wa barua pepe, ujumbe wa sauti, memo, masasisho, changamoto na maswali ya dharura ambayo hujasoma.

Ili kurahisisha kurejea katika utendakazi wako kwa urahisi zaidi, ni busara kupanga mikakati ya kile kinachokungoja baada ya mapumziko yako. Zingatia kuanzisha kikao cha muhtasari na washiriki wachache wa timu ili kupata matukio muhimu wakati haupo. Weka kipaumbele katika kupanga kikasha chako ili kuangazia barua pepe muhimu zaidi kwanza. Kudumisha mawasiliano ya uwazi na wazi na timu yako ni muhimu, huku kukuwezesha kuelewa kwa kina maendeleo na maendeleo yaliyofanywa kwenye miradi au majukumu ambayo ulikuwa mbali nayo.

5 Sanidi Ujumbe wa Sauti Nje ya Ofisi

Hakikisha kila msingi unashughulikiwa na ujitayarishe kikamilifu kwa hali zote zinazowezekana, kazi au migogoro. Shirikiana na wafanyakazi wenzako, ukikabidhi majukumu mahususi kwao, na kutoa mafunzo ya kina kuhusu kazi unazowakabidhi. Ikiwa mtu atakuwakilisha katika mikutano ya wateja, mpe muhtasari wa kina kuhusu mahitaji na mapendeleo ya kipekee ya mteja. Ikiwa mfanyakazi mwenzako atasimamia mradi fulani wakati haupo, wape orodha kamili ya mambo ya kufanya inayoelezea kila kazi inayohitaji kukamilishwa.

Tengeneza mwongozo wa kina unaoeleza mahali faili muhimu zilipo, maeneo ya mawasiliano ya miradi mbalimbali, na taratibu za kushughulikia dharura. Lengo ni kuzuia mafuriko ya barua pepe za dharura zinazokatiza utulivu wako wa ufuo. Ni busara zaidi kukosea kwa tahadhari, kuhakikisha kuwa miradi yako iko mikononi mwa wenye ujuzi kabla ya kuondoka.

Hitimisho

Kuwafahamisha wateja mapema kuhusu kutopatikana kwako ni jambo la busara. Nikiwa likizoni, kwa mfano, wateja wangu wa kawaida tayari wanafahamu kuwa hawataweza kupanga vipindi vya kufundisha katika kipindi hicho. Nimeweka jibu la kiotomatiki la barua pepe ili kukiri ujumbe uliopokelewa, nikibainisha tarehe ambazo nitatoka ofisini. Kwa wale ambao wana maswali ya haraka, jibu linajumuisha nambari ya mawasiliano. Ujumbe utakaotumwa kwa nambari hii utatumwa kwangu, na ninajitolea kujibu ndani ya saa 24.