Changamoto tano zinazokabili Viwanda vya Mikutano mnamo 2019

Bajeti kali za mikutano, shinikizo za wakati, maswala ya shirika, ukosefu wa ubunifu kutoka hoteli, majukumu magumu na ya gharama kubwa katika upishi, hitaji la uzoefu wenye nguvu na utajiri na upinzani wa mabadiliko - hizi ni miongoni mwa changamoto kubwa zinazokabili tasnia ya mikutano mnamo 2019 Kikundi cha Ukarimu wa Teneo walihoji wapangaji wa mikutano na wauzaji 150 juu ya changamoto walizokabiliana nazo katika kushindana vyema katika soko la leo linalobadilika na gumu. Kwa kufurahisha, changamoto zingine wanakabiliwa nazo ni za ndani, ndani ya mashirika yao. Bajeti zote za mikutano zilizobainika, ukosefu wa muda na tamaduni za ushirika ambazo hazibadiliki ambazo zilileta shida za ziada kama ukosefu wa uvumbuzi na udhibiti duni wa gharama.

"'Changamoto nyingi hizi - na suluhisho zake - zinategemeana," anasema Rais wa Teneo Mike Schugt. Anabainisha kuwa wataalam wa mkutano wanasema kuwa wana wasiwasi ndani ya shirika lao na tamaduni za ushirika ambazo zinachangia kupinga mabadiliko, na kusababisha bajeti ambazo zinaathiriwa vibaya. Washauri pia wanasema kwamba changamoto hizi, pamoja na mahitaji mengi kwa wakati, huzuia mikakati ya ubunifu ambayo inaweza kusaidia kutatua vizuizi vilivyoonyeshwa katika utafiti wa hivi karibuni wa Teneo.

"Teneo na hoteli yake na washiriki wa DMC wana nafasi ya kipekee ya kujitokeza na kusaidia kutatua changamoto za washirika wetu wa mipango," anasema Mike Schugt. "Tunaweza kuanzisha matoleo ya ubunifu, ya kuokoa muda ambayo yanaweza pia kufikia msingi wao. Kwa kuelewa mahitaji ambayo yanazidi viwango, tarehe na nafasi, hoteli zinaweza kutoa ubunifu, suluhisho la changamoto wanazokabiliana nazo nyuma ya pazia. "

Changamoto #1 Bajeti. Bajeti duni ziliongoza orodha za changamoto kwa washiriki wote wa utafiti. Wapangaji walitaja gharama za kupanda, hasa zinazohusu chakula na vinywaji, bila ongezeko lolote la kulinganishwa la bajeti. Matatizo ya kupata ongezeko la bajeti kutoka kwa idara mbalimbali za ushirika huathiri kila kipengele cha mchakato wa mkutano kuanzia mafunzo ya wafanyakazi hadi mikataba ya mazungumzo. Licha ya uchumi imara, baadhi ya wapangaji waliripoti kupunguzwa kwa bajeti. Wahojiwa walibainisha kuwa kutoweza kupata ufadhili wa kutosha kulionyesha ukosefu wa uelewa wa mabadiliko makubwa katika tasnia ya mikutano ambayo yalitaka uwekezaji zaidi, sio kidogo. Mahitaji ya waliohudhuria ni tofauti sana leo, hasa miongoni mwa Milenia na Generation Z ambao wanahitaji kiwango cha juu cha huduma za kiufundi, ushiriki mkubwa na shughuli za kuburudisha - mahitaji ambayo ni magumu kukidhi kwa bajeti finyu. Bado wasimamizi na waliohudhuria walikuwa na matarajio makubwa sana.

Suluhisho linalopendekezwa: Njia msingi ya wapangaji kufanikisha bajeti yao ni kuwa wazi na kwa mawasiliano ya wazi na mali. Ingawa tabia inaweza kuwa kucheza kadi za karibu na vazi, uwazi kutoka mwanzo wa mazungumzo ni muhimu kwa upangaji mzuri na kutunza gharama. Wakati wapangaji wengi wanahisi lazima wazuie kero zao za kibajeti hadi hapo katika mchakato wa upangaji, mtazamo wa uaminifu na wa kina wa mikutano malengo na rasilimali itawezesha wamiliki wa hoteli kuwasilisha bajeti halisi.

Changamoto # 2 Ukosefu wa Muda. Shinikizo la wakati huathiri kila biashara na shirika, lakini shida zingine zina athari maalum kwa tasnia ya mikutano. Karibu wahojiwa wote walitaja ukosefu wa muda na kubaini changamoto ambazo zinaweza kuwa na athari kubwa. Pamoja na maendeleo makubwa katika teknolojia inayoathiri tasnia, wafanyikazi wa hoteli na wapangaji walibaini kuwa mara nyingi walikosa wakati wa kuendelea na maendeleo ya kiufundi. Shida hii iliongezeka wakati wahudhuriaji walikuwa mbele ya wapangaji na hoteli katika matumizi yao ya teknolojia. Kufundisha kizazi kipya cha wapangaji wa mkutano na wafanyikazi wa hoteli ni muhimu kwa maendeleo ya tasnia. Lakini wachache walikuwa na wakati wa kukuza programu madhubuti, zilizokusudiwa kufikia maoni tofauti na ustadi wa kiufundi wa kizazi kipya. Kikubwa zaidi, wahojiwa walikuwa na wasiwasi kwamba maelezo mengi ya kazi ya kila siku yalibaki na wakati mdogo kwa mipango ya muda mrefu, ya kimkakati. Na kupoteza muda wa juu? Barua pepe nyingi zisizo za lazima.

Suluhisho linalopendekezwa: Hoteli mara nyingi hujaa viongozo na huenda haziwezi kujibu kila wakati kwa masaa 24. Wapangaji wanahimizwa kuonyesha ratiba yao ya majibu mbele ili hoteli na vituo vya kupumzikia viweze kutoa majibu ya hali ya juu. Kwa wapangaji, wanaweza kukusanya majibu yao ya kuongoza wakati wote na kuhakikishiwa kuwa ubora wa majibu utakuwa wa juu ikiwa muda kidogo zaidi umetengwa kwa mali ya riba. Wapangaji ambao hutoa zaidi ya hoteli 6 au 7 kwa risasi na katika miji mingi watachukuliwa chini ya hoteli. Kwa hivyo wapangaji wanaweza kuokoa muda na kuongeza mwitikio wa ubora kwa kupunguza idadi ya vyanzo vya hoteli wanaowasiliana nao.

Ikiwa wapangaji wanaweza kushiriki kubadilika na tarehe mapema katika mchakato, wataokoa wakati na hoteli zinaweza kutoa chaguzi nyingi, ambazo zinaweza kuwa na tofauti katika bei inayoongoza kwa thamani kubwa na bajeti. Kuipa hoteli habari nyingi iwezekanavyo kunaokoa wakati wa kila mtu na inaweza kuokoa kwenye bajeti.

Changamoto # 3 Kuendana na Teknolojia. Katika mazingira ya kiteknolojia ambayo yanasonga kwa kasi ya umeme, kukaa sasa na kujua athari ya teknolojia kwenye uzalishaji wa mkutano inaweza kuwa ya kutisha. Kutambua kuwa wahudhuriaji wa milenia wanaweza kuwa mbele zaidi katika maarifa yao ya kiufundi, matumizi ya teknolojia na matarajio inaweza kuwa ya kutisha. Hata uongozi ndani ya mashirika teule siku zote hauonekani kufahamu jinsi teknolojia inabadilisha uzoefu wa mikutano leo.

Suluhisho linalopendekezwa: Kukaa mbele na mbele mbele na maendeleo ya kiteknolojia ni muhimu kwa matokeo mafanikio ya kila mkutano, mkutano au mkusanyiko wa kijamii. Ndio, mazoezi mengine ya muda mrefu bado yanathaminiwa kama bodi nyeupe na wachezaji wa LCD. Lakini kujishughulisha na vifaa vya waliohudhuria kunaweka ujifunzaji wa mkutano mikononi mwa mikutano kwa njia inayowashawishi kizazi ambacho kilikua kwenye maandishi, machapisho ya media ya kijamii, programu zinazoingiliana na zaidi. Hizi ni zana wanazotumia kwa maisha yao ya kila siku, na zinapaswa kuwa zana ambazo wanaweza kutarajia kutumia ndani ya mikutano muhimu kwa mafanikio yao na mwajiri wao.

Changamoto # 4 Ukosefu wa Ubunifu. Urasimu wa ushirika wa hoteli kubwa kwa sehemu unashughulikia mahitaji ya wapangaji wa ubunifu zaidi katika mchakato wa mkutano, na mazingira rahisi zaidi ya biashara. Bidhaa kubwa za hoteli mara nyingi zina sera za ushirika ambazo zinaweza kuweka mipaka ya kusukuma mipaka ya kuunda uzoefu wa mkutano wa mwisho kwa wapangaji. Lakini hitaji la uvumbuzi na hafla za asili, matumizi ya teknolojia, ubunifu wa mazoezi ya ujenzi, uzoefu mpya katika maeneo yaliyojaribiwa zaidi na ya kweli, na chakula tofauti, endelevu na chenye afya hakiwezi kupuuzwa.

Suluhisho linalopendekezwa: Shirikiana na hoteli au mapumziko ambayo inafanya kazi kwa ubunifu na wapangaji na vikundi ili kujenga ratiba ya mkutano iliyoboreshwa kwa kikundi maalum na seti ya malengo ya mkutano. Mali ya bidhaa huru na ndogo, kwa asili ya uhuru wao, imethibitisha kuwa mtaalam katika kugundua kwa ubunifu na kusaidia mpango wa kufikia malengo ya mkutano wa wapangaji wa kitaalam na vikundi, wakifanya hivyo na kufikiria nje ya sanduku, kikundi cha kipekee sana mipango, na mbali na programu ya ujenzi wa ujenzi wa kinu. Kampuni za kibinafsi za usimamizi wa marudio pia zinaweza kuwa rasilimali muhimu, na Teneo anapendekeza kushirikiana nao kusaidia kufanya mji au marudio iwe hai kwa mkutano wa wageni kwa kuongeza rasilimali za mitaa na vivutio kwa njia ambayo ina maana kwa kikundi.

Changamoto # 5 Kuongeza Utata na Kupanda kwa Gharama ya Chakula na Vinywaji. Kadri idadi ya watu inavyozidi kuwa tofauti, upendeleo wa chakula na mahitaji ya lishe yamekuwa magumu zaidi. Kukua kwa ufahamu wa masuala ya ustawi na uendelevu huongeza mchanganyiko ambao unaweza kuwa shida na wa gharama kubwa. Paleo, keto, mchungaji wa ngozi, vegan na maombi ya lishe ya kidini ni miongoni mwa mwenendo mpya zaidi katika chakula cha mkutano mnamo 2019. Washiriki pia walitaka usimamizi bora wa kuagiza chakula ili kupunguza gharama na kuondoa taka.

Suluhisho linalopendekezwa: Hili ni eneo ambalo hoteli huru na chapa ndogo zinaweza kupata ubunifu kwa mpangaji kwani wako katika hali ya ujasiriamali na ubunifu, chini ya vikwazo na mahitaji na vizuizi vya chapa kubwa. Wanaweza kutoa bidhaa ya ubunifu zaidi na gharama zilizopunguzwa. Kwa kufanya kazi na wapishi na mameneja wa karamu kutoka kwa mali hizi mwanzoni mwa mchakato wa kupanga na kuwa wazi juu ya ufinyu wa bajeti, inawezekana kupata akiba kubwa kwa chakula na vinywaji wakati wa kufikia ubunifu wa hali ya juu.